Regulamin konferencji

Postanowienia ogólne 

  1. Organizatorem konferencji jest Biznes dla Klimatu  ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk, zarejestrowana pond numerem KRS: 0000918671, Sąd Rejonowy w Gdańsku VII Wydział Gospodarczy Rejestrowy, NIP: 5833436474, REGON: 389954940.
  2. Konferencja Baltic Nuclear Energy Forum, zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbywa się w terminie i miejscu wskazanym przez organizatora konferencji, czyli: Fundację Biznes dla Klimatu.
  3. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich biorących udział w Konferencji, zarówno Gości jak i Partnerów, zwanych w dalszej części Regulaminu Uczestnikami.
  4. Zamawiającym jest osoba fizyczna lub prawna, która złożyła zamówienie na usługi korzystając z Formularza Zgłoszeniowego zamieszczonego pod adresem https://bnef.konfeo.com
  5. Uczestnikiem Konferencji jest Zamawiający będący osobą fizyczną lub osoba fizyczna wskazana przez Zamawiającego w Formularzu Zgłoszenia.
  6. W przypadku, gdy Zamawiającym nie jest Uczestnik, Zamawiający wyraża zgody na przetwarzanie danych osobowych Uczestnika oraz zgody na wykorzystywanie utrwalonego w czasie Konferencji wizerunku Uczestnika. Jeśli Uczestnik nie wyraża powyższych zgód musi zgłosić się do organizatora w celu ich wykreślenia.
  7. Wypełnienie Formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Zamawiającego niniejszego Regulaminu.

Warunki uczestnictwa 

  1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest:
    • Zgłoszenie udziału w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego on-line.
    • Dokonanie płatności przelewem zgodnie z trybem opisanym w pkt. Zasady Płatności niniejszego Regulaminu.
  2. Opłata pomniejszona (oznaczona jako „przedstawiciele administracji publicznej / pracownicy akademiccy”) dotyczy tylko sytuacji, w których zgłoszenia dokonuje instytucja publiczna lub uczelnia wyższa i na pomiot zgłaszający wystawiana jest faktura.
  3. Potwierdzenie rejestracji Uczestnika zostanie przesłane przez Organizatora e-mailem łącznie z fakturą proforma w ciągu max. 4 (czterech) dni roboczych od daty otrzymania zgłoszenia za pośrednictwem Formularza Zgłoszeniowego.
  4. Z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc o rezerwacji udziału w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
  5. Koszt udziału, przejazdu oraz pobytu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
  6. Termin przesyłania Formularza Zgłoszeniowego jest określony przez Organizatora na Formularzu Zgłoszeniowym. Po tym terminie zgłoszenia są możliwe w zależności od dostępności miejsc przez bezpośrednią komunikację z Organizatorem za pomocą kontaktu e-mail podanego na stronie: https://bnef.pl/kontakt
  7. Powyższe warunki organizacyjne nie mają zastosowania dla zgłoszeń przesłanych później niż 7 dni przed datą rozpoczęcia Konferencji. W tym przypadku warunki organizacyjne należy ustalić indywidualnie z Organizatorem.

Zasady konferencji 

  1. Organizator ustala plan Konferencji oraz ma prawo dokonywania zmian w programie, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja. W szczególności ma prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji poszczególnych założeń Konferencji, jak również nie ponosi odpowiedzialności za niewykorzystanie przez Uczestników jakiegokolwiek punktu programu spotkania.
  3. Wszyscy uczestnicy Wydarzenia zobowiązani są do przestrzegania regulaminu obiektu w którym odbywa się wydarzenie.
  4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie lub osoby przez Zamawiającego oddelegowane do udziału w Konferencji, zniszczenia na terenie obiektów, w których odbywa się Konferencja.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zgubione, zniszczone bądź skradzione, będące własnością Uczestnika lub osób oddelegowanych przez Zamawiającego podczas Konferencji.
  6. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym ppoż., epidemiologicznych jak również instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych przedstawiciela Organizatora.
  7. Nagrywanie lub utrwalanie w jakikolwiek inny sposób konferencji jest niedozwolone bez pisemnej zgody Organizatora.
  8. Wydarzenie jest organizowanie w formie podwójnej: tradycyjnie w obiekcie oraz w formie transmisji online dostępnej na stronie internetowej po uprzedniej rejestracji. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany formy organizacji w wypadku zaistnienia tzw. siły wyższej. W przypadku zmiany formy wyłącznie na transmisję online, zostanie dokonany zwrot płatności w wysokości różnicy poniesionych kosztów oraz standardowej stawki za uczestnictwo online.

Zasady płatności 

  1. Jeżeli cena jest uzależniona od terminu zgłoszenia, to o jej wysokości decyduje data otrzymania przez Organizatora Formularza Zgłoszeniowego i terminowej płatności.
  2. Sposobem płatności za konferencję jest przedpłata przelewem na konto bankowe: Biznes dla Klimatu, ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk mBank: 04 1140 1065 0000 4169 4200 1001.
  3. Płatności można również dokonać poprzez serwis Przelewy24.
  4. Operatorem kart płatniczych jest PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań, Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347935, NIP 7792369887, Regon 301345068.
  5. Płatności za Konferencję należy dokonać w terminie wskazanym na fakturze proforma.

Warunki rezygnacji 

  1. Na warunkach określonych niniejszym Regulaminem, Uczestnik może zrezygnować z udziału w Konferencji (umowne prawo odstąpienia).
  2. Uczestnik, który opłacił udział w Konferencji uprawniony jest do rezygnacji z udziału w Konferencji w nieprzekraczalnym terminie do dnia 01.03.2025 r., poprzez przesłanie Organizatorowi pisemnego oświadczenia o rezygnacji w formie listu poleconego na adres Organizatora bądź w sposób elektroniczny na adres e-mail: bnef@biznesdlaklimatu.pl
  3. Organizator, w przypadku rezygnacji z udziału w Konferencji zwraca Uczestnikowi całość bądź określoną część wpłaconej kwoty (zgodnie z ust. 4 poniżej) na konto bankowe, z którego płatność została dokonana. Zwrot wpłaconej kwoty nastąpi w terminie 30 dni, na podstawie faktury korygującej zaakceptowanej przez Uczestnika.
  4. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji zwrot wpłaconej kwoty następuje na poniższych warunkach (decyduje data wpływu rezygnacji):
    • rezygnacja złożona w terminie do 01.02.2025.r. – zwrot pełnej opłaty na konto bankowe, z którego płatność została dokonana,
    • rezygnacja złożona w terminie do 01.03.2025 r. -zwrot 50 % opłaty na konto bankowe, z którego płatność została dokonana,
    • rezygnacja złożona w terminie po 01.03.2025 r. – uczestnikowi nie przysługuje prawo zwrotu opłaty.
  5. W przypadku rezygnacji złożonej po terminie Organizator zachowuje prawo do zatrzymania wniesionej opłaty za uczestnictwo w Konferencji.
  6. Mając na względzie charakter Konferencji, Konsumentom oraz Prosumentom nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość na podstawie ustawy o prawach konsumenta na podstawie art. 38 ust. 1 pkt 12, tj. ze względu, iż jest to umowa o świadczenie usług związanych z wydarzeniami rozrywkowymi, sportowymi lub kulturalnymi, a w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi.
  7. W przypadku niestawienia się Uczestnika na Konferencji, ponosi on pełną opłatę za uczestnictwo zgodnie z Formularzem Zgłoszeniowym.

Ochrona danych

  1. Administratorem danych osobowych w myśl rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako ,,RODO”) jest Biznes dla Klimatu, ul. Marynarki Polskiej 163, 80-868 Gdańsk.
  2. Administrator danych osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych Uczestnika Konferencji lub Zamawiającego (zwanych dalej łącznie „Uczestnikami”).
  3. Kontakt z przedstawicielem Administratora: fundacja@biznesdlaklimatu.pl
  4. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy uczestników Konferencji oraz przekazania informacji organizacyjnych.
  5. Odbiorcą danych osobowych Uczestników będą Biznes dla Klimatu oraz inne podmioty świadczące dla Administratora usługi m.in. dotyczące rozliczeń finansowych, biura rachunkowe, prawne, doradcze i konsultacyjne oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych, w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Administratora przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją Konferencji.
  6. Uczestnik posiada prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail fundacja@biznesdlaklimatu.pl
  7. Uczestnikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych, których podstawą nie jest jego zgoda, umowa czy przepis prawa.
  8. Dane osobowe uczestników przechowywane będą przez okres 12 miesięcy, przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w pkt 7.
  9. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, iż przetwarzanie danych osobowych przez administratora odbywa się z naruszeniem przepisów prawa.
  10. Dokonując rejestracji Zamawiający będący osobą fizyczną, jak również osoba fizyczna reprezentująca w procesie rejestracji Zamawiającego niebędącego osobą fizyczną, wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów przeprowadzenia Konferencji, w tym do stworzenia listy Uczestników. W przypadku, gdy Zgłaszającym nie jest Uczestnik, Uczestnik potwierdza swoją zgodę na przetwarzanie danych stosownie do treści §1 ust. 6.
  11. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji.
  12. Organizator przyjął i przestrzega polityki bezpieczeństwa danych osobowych.
  13. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji.
  14. Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystywanie przez Organizatora jego wizerunku utrwalonego podczas Konferencji, a Organizator zastrzega sobie prawo do przeprowadzania podczas Konferencji sesji fotograficznych i nagrań video. W przypadku braku zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych i promocyjnych, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania środkami komunikacji elektronicznej o braku zgody na utrwalanie wizerunku najpóźniej pierwszego dnia po zakończeniu Konferencji.
  15. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystania z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji.

Reklamacje

  1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane drogą mailową na adres e-mail: bnef@biznesdlaklimatu.pl lub w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora.
  2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
  3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane. Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie do 14 dni od dnia jej złożenia.

Postanowienia końcowe

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji lub zmiany terminu i godzin w wyniku zaistnienia zdarzeń losowych. W wypadku odwołania wszystkie wpłaty wniesione przez Uczestnika zostaną zwrócone przez Organizatora w pełnej wysokości.
  2. Przez zdarzenia losowe Organizator rozumie: pożar, powódź, awaria instalacji elektrycznej, grzewczej, gazowej, wodno-kanalizacyjnej, klimatyzacyjnej lub innej, której wystąpienie mogłoby zagrażać życiu lub zdrowiu osób uczestniczących w Konferencji, konflikt zbrojny, zamieszki uliczne, katastrofa drogowa, kolejowa, lotnicza lub inna, która uniemożliwia dojazd do miejsca przeprowadzania Konferencji, a także bezpieczne jej przeprowadzenie, inne zdarzenia, których wystąpienie uniemożliwia zorganizowanie Konferencji według programu albo zagraża życiu lub zdrowiu Uczestników Konferencji w przypadku jej odbycia.
  3. Wysłanie Formularza Zgłoszeniowego oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
  4. W trakcie Konferencji Organizator zastrzega sobie prawo wykonywania zdjęć oraz utrwalania przebiegu obrad w formie dokumentacji fotograficznej i filmowej wystąpień i wizerunków Uczestników w celu ich wykorzystania w publikacjach i na stronach i profilach mediów społecznościowych Biznes dla Klimatu oraz Partnerów Konferencji.
  5. Organizator oświadcza, że materiały udostępniane Uczestnikom podczas Konferencji są objęte ochroną prawa autorskiego. Zamawiający i/lub Uczestnik ma prawo do korzystania z nich jedynie w ramach dozwolonego użytku osobistego. Kopiowanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie i inne formy korzystania z tych materiałów wykraczające poza granice dozwolone prawem są zabronione.
  6. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej www.bnef.pl
  7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
  8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
  9. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej www.bnef.pl